3 dicas infalíveis para você aprimorar a sua organização

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No último texto que publicamos, nós demos dicas valiosas sobre organização. Dicas que servem para serem aplicadas tanto no trabalho quanto em casa. Hoje, daremos continuidade ao tema, porém, com mais profundidade.

Nas empresas, muitas pessoas perdem boa parte do tempo tentando encontrar os documentos ou objetos que precisam. Segundo uma pesquisa feita na Inglaterra, estima-se que são perdidas cinco horas por semana em busca de itens no ambiente de trabalho. Por isso que a organização é fundamental e imprescindível. Sem ela é impossível a empresa monitorar importantes dados empresarias como planilha de pagamentos, dividendos, estoque, produção, etc.

Então, como evitar que essa falta de organização? Veja 3 dicas impressionantes utilizando quadros organizadores. Isso mesmo! Não são quadros comuns. São quadros acompanhados com escaninhos, que os tornam totalmente diferenciados.

1. Programe a entrega dos seus produtos

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Quadro Agendamento Diário de Pedidos

Este é o quadro organizador de Agendamento Diário de Pedidos utilizado pelo setor de Planejamento e Controle da Produção (PCP) da Isoflex. Sua funcionalidade é tão grande que, dificilmente, o prazo estipulado para o Setor de Produção entregar os produtos prontos para os clientes se excede.

Como ele funciona?

Primeiramente, os pedidos comerciais devem ser liberados e impressos por todos os que trabalham no setor Comercial. Uma dessas pessoas, em determinados horários, recolhe esses documentos que estão nos escaninhos Big Isolean de cada vendedor e leva-os até o setor de PCP.

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Pedidos liberados inseridos no escaninho Big Isolean do setor Comercial

Então, esses papéis são deixados no escaninho do responsável pelo setor de PCP categorizado como “Pedido p/ liberação”.

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Pedidos liberados inseridos no escaninho Big Isolean do setor de PCP

A pessoa do setor de PCP recebe esses documentos e verifica qual são os pedidos solicitados aos vendedores pelos clientes. Na sequencia, ela estipula a data que o Setor de Produção deve entregar os produtos prontos para o consumidor.

Sendo assim, o papel será colocado dentro do escaninho categorizado do quadro com o número referente à data em que o produto deverá estar concluído. E quando chegar esse dia, o responsável pelo PCP verificará se o material foi mesmo produzido pelo Setor de Produção.

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Escaninhos do quadro Agendamento Diário de Pedidos

2. Confira o recebimento dos seus materiais sem preocupação

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Quadro Planejamento do Trabalho 

Cada empresa tem o seu método para realizar a compra dos seus materiais e fazer a conferência, posteriormente, ao recebê-los. Na Isoflex, utilizamos o quadro acima como referência para efetuar essas atividades. O quadro organizador de Planejamento do Trabalho é mais uma opção fantástica para sua organização.

Como ele funciona?

Todos os dias, no período da manhã, a pessoa responsável pelo Setor de Compras da Isoflex confere pelo computador um sistema interno que consta a quantidade exata de materiais que estão estocadas no Setor de Almoxarifado. À medida que for diminuindo o volume desses materiais, ela realiza, então, a compra.

Após a compra efetuada, ela imprime a ordem de serviço para o fornecedor e a cópia da mesma para o responsável do Setor de Almoxarifado. Esse responsável, então, coloca-a no escaninho do quadro (ver foto abaixo) referente à data em que o material deve ser entregue.

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Escaninhos do quadro Planejamento do Trabalho – Almoxarifado

Logo que os produtos chegam, ele compara o número da ordem de serviço com a nota fiscal apresentada pelo entregador e se as especificações estão de acordo com o que o que está recebendo.

Os documentos referentes aos materiais atrasados, vão para o escaninho categorizado de mesmo nome.

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Escaninho categorizado como “Material em atraso”

3. Contas atrasadas nunca mais!

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Quadro Contas a Pagar

Todos nós sabemos que cuidar das finanças dá trabalho. É muita coisa para lembrar. Porém, um quadro de gestão à vista vai ajudá-lo nessa questão. Nesse caso, o quadro organizador Contas a Pagar é totalmente funcional. Com ele, será muito mais fácil de lembrar que é preciso efetuar o pagamento das suas contas.

O quadro da foto acima é utilizado para o Setor Financeiro. Ele é muito prático de usar.

Como ele funciona?

Cada escaninho categorizado do quadro corresponde a um dia do mês. Portanto, cada boleto deve ser inserido no organizador correspondente a data em que deverá ser pago.

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Escaninhos do quadro Contas a Pagar

Dessa forma você evita esquecimentos e se programa com antecedência.

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Ter controle significa saber o que está acontecendo. Isso é fundamental para a sobrevivência de uma empresa. É interessante que um empresário tenha uma visão ampla do seu negócio e um planejamento, já que, com total controle, é possível desenhar estratégias para crescer.

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