Aprenda a proteger os seus documentos da sujeira e da umidade

Ainda há muitos documentos que só podem ser armazenados de forma física. Materiais como notas fiscais, contratos, registros trabalhistas e plantas devem ser guardados com cuidado, para que possam ser consultados sempre que for preciso. Porém, uma das maiores preocupações com esse tipo de documento é como guardá-los de forma segura, os mantendo protegidos de fatores externos como a umidade e a sujeira. Se você ainda tem dúvidas sobre como proteger os seus documentos em ambientes úmidos, esse post é para você. Confira!

Como guardar documentos em papel

Muitos gestores ainda têm essa dúvida e podem cometer erros comuns, como por exemplo  guardar alguns documentos em casa. Geralmente uma empresa armazena seus documentos em pastas devidamente organizadas, mas isso pode se tornar um problema quando há um alto nível de umidade. 

Frigoríficos, negócios do ramo alimentício e  indústrias estão sujeitas a isso, e  essa dificuldade pode aparecer também em ambientes externos, como na construção civil. Geralmente em situações assim, certos documentos precisam ser expostos, como é o caso dos projetos arquitetônicos. Nesse caso, como guardar documentos de forma segura? Veja algumas dicas abaixo:

1 – Escolha um bom local 

Sabemos que nem sempre é possível ter um local seco e fora do alcance da sujeira e mofo para guardar documentos, mas é sempre importante dar preferência a salas ventiladas. A boa ventilação evita que a umidade se acumule, preservando sua papelada do mofo e outros problemas relacionados. Ainda, a renovação  constante do  ar evita problemas como a deterioração dos papéis  e dos móveis, além de ser benéfica à saúde.

2 – Faça a limpeza corretamente

Além de prejudicar a conservação dos seus documentos, a poeira pode ser extremamente prejudicial à saúde, causando alergias e outros problemas respiratórios. Além disso, a poeira e a umidade favorecem a formação de mofo e o acúmulo de bactérias que, como sabemos, trazem inúmeros prejuízos.

A limpeza do local que você guarda seus documentos é simples e deve ser o mais seca possível. Evite usar panos úmidos e produtos de limpeza nesse momento, pois espanadores e panos secos serão os seus maiores aliados. Tire sempre o pó de estantes, escaninhos, armários e de qualquer lugar que  você use para armazenar documentos na sua empresa. Esse processo deve ser repetido mensalmente, ou sempre que você notar que o pó está se acumulando. Assim, você evita certas situações, como o mofo e traças, além  de manter seus documentos em um local mais limpo e organizado.

3 – Aposte em uma pasta para guardar documentos

As pastas sempre são uma ótima escolha para o armazenamento de documentos, já que auxiliam na conservação e na  organização dos mesmos. Elas já são  utilizadas há muito tempo mas, ainda melhores que as pastas tradicionais, são as pastas resistentes à água, que são semi ou totalmente impermeáveis.

Uma boa pasta impermeável é considerada um dos principais cuidados com documentos quando se trata de ambientes úmidos. Além de garantir proteção contra a sujeira e o acúmulo de bactérias, esse tipo de pasta ainda protege sua papelada contra os efeitos danosos da umidade, como mofos, desbotamento da tinta, porosidade do papel e até mesmo situações mais graves, afinal, um documento úmido tem a sua integridade em risco.

Quais são os benefícios de usar uma pasta para documentos?

Apesar de alguns pensarem que  um plástico simples como a embalagem do papel A4 protege da umidade. Esse é um mito que acaba sendo danoso à integridade dos documentos da sua empresa!  Neste caso, a pasta para documentos A4 seria o mais indicado. A seguir, vamos listar alguns modelos de pastas que otimizam totalmente a forma que uma empresa armazena seus documentos. Confira:

Pasta A4 resistente à água

Esse tipo de pasta é essencial para quem quer conservar bem seus documentos, e uma grande aliada à organização da empresa. Na Isoflex, temos a Pasta Inova A4, que cumpre esse papel com excelência. Muito além do tradicional saco plástico para guardar documentos, ela conta com uma bolsa em PP que pode ser completamente vedada. Além disso, várias pastas podem ser encaixadas em um suporte, podendo ser ele de mesa ou para parede. Assim fica muito mais fácil visualizar seus documentos na hora que quiser, sem precisar se preocupar com danos por água ou sujeira! Ela pode ser encontrada nas orientações retrato ou paisagem.

Pasta A3 resistente à umidade

Essa pasta é uma das mais procuradas para guardar e expor projetos arquitetônicos, plantas e cartazes, devido ao seu tamanho maior. Aqui na Isoflex, temos o modelo A3 Standard, que apresenta a melhor qualidade do mercado. Ela também pode ser utilizada com suportes próprios em alumínio ou ABS, o que além de ajudar na organização, a tornam ainda mais fácil de limpar. Esse tipo de pasta pode ser utilizado tanto na orientação retrato quanto paisagem, e é muito versátil.

Display resistente à água

Este aqui não é exatamente uma pasta, mas cumpre muito bem a função de proteger os documentos da umidade. O Display A4 resistente à água da Isoflex permite que você exponha os seus documentos de forma totalmente protegida da umidade, uma vez que conta com dobradiças especiais, que permitem que o documento seja retirado quando for necessário, mantendo-o livre também da poeira. Além disso, você pode usar esse display na sua comunicação e gestão à vista, já  que é possível escrever nele e apagar quando quiser. Ele é ideal para ambientes externos e também para ser fixado em máquinas, expondo documentos importantes com total segurança!

E aí, o que achou das nossas soluções para proteger os seus documentos? Você já conhecia alguma delas? Conte para nós nos comentários, e se quiser saber mais sobre pastas resistentes à água, entre no nosso site e se surpreenda com o nosso catálogo único. E não hesite em nos procurar se houver qualquer dúvida, estamos à disposição!