Matriz de Gerenciamento de Tempo: Como Utilizar?

Diante as diversas demandas no dia a dia de uma empresa, é preciso manter um bom planejamento e organização das atividades para que tudo seja entregue dentro do prazo. Para isso, é fundamental implementar estratégias eficientes, priorizando as tarefas por nível de urgência, a fim de simplificar a rotina de trabalho e alcançar os resultados almejados.

Entenda os benefícios e conheça um método eficiente para gerenciar o tempo. Acompanhe o artigo que preparamos!

Por que é importante gerenciar seu tempo?

O tempo bem administrado traz diversos benefícios! Entre eles os principais são: tornar sua rotina e de sua equipe mais produtiva, direcionar o foco ao que realmente traz resultados, dar clareza sobre o que deve ser feito em cada momento, reduzir a ansiedade, delegar tarefas de maneira mais assertiva, evitar procrastinação, reduzir o desperdício de tempo e as surpresas!

Pensando nisso, uma ferramenta que pode ser utilizada para estruturar as demandas da empresa de forma visual, otimizando o tempo e tornando o dia a dia das equipes mais produtivo, é a matriz de gerenciamento de tempo.

O que é a matriz de gerenciamento de tempo?

A matriz de gerenciamento de tempo, ou matriz de Eisenhower, é uma metodologia de gestão de tempo que permite identificar e categorizar as demandas por nível de urgência. É uma ferramenta que permite visualizar pendências baseadas em dois critérios: importância e urgência.

Essa matriz é dividida em quatro quadrantes, onde as tarefas devem ser distribuídas. São eles:

• Quadrante 1: importante e urgente;
• Quadrante 2: importante e não urgente;
• Quadrante 3: não importante e urgente;
• Quadrante 4: não importante e não urgente.

A partir disso, é possível priorizar as tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado. Veja a seguir como utilizá-la no dia a dia da sua empresa.

Como utilizá-la no dia a dia?

Primeiro, é fundamental saber que importante não é o mesmo que urgente. O que é importante impacta significativamente no seu trabalho, compromete suas metas e resultados de toda a equipe, não efetuá-las pode trazer consequências graves e indesejáveis. Agora tarefas urgentes exigem agilidade na resolução e o prazo de entrega é imediato.

Entendido isso, é preciso fazer uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas. Depois, você pode utilizar a matriz de gerenciamento de tempo para planejar, delegar, priorizar e agendar as atividades, distribuindo-as nos seus respectivos quadrantes. Entenda melhor sobre cada quadrante:

Quadrante 1 – IMPORTANTE E URGENTE: Faça agora!

Deve ser colocado tudo aquilo que é essencial afinal trata-se de demandas que são tanto urgentes quanto importantes para o desenvolvimento dos trabalhos, ou seja, atividades que você deve fazer agora. Assim, recebem maior prioridade para serem finalizadas respeitando o prazo. Exemplos: crises, projetos de impacto com prazos curtos, problemas que necessitem de ação imediata, entre outros.

Quadrante 2 – IMPORTANTE E NÃO URGENTE: Agende!

Tarefas importantes, mas que não possuem um prazo determinado e que podem ser feitas com mais tempo, devem ficar no segundo quadrante. Para que não sejam esquecidas, é preciso agendar quando fazer. Exemplos: Estratégias para implementação a médio e longo prazos, planejamentos ações semanais e mensais, etc.

Quadrante 3 – URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Delegue! 

O terceiro quadrante é onde ficam os imprevistos, ou seja, atividades que não estão dentro do seu planejamento e que surgem durante o dia. Normalmente esse tipo de atividade pode ser delegada para outra pessoa. Exemplos: Relatórios, envio de e-mails, interrupções aleatórias, entre outros.

Quadrante 4 – NÃO É URGENTE E NÃO É IMPORTANTE: Elimine!

Atividades que não são nem importantes e nem urgentes ficam no quarto quadrante e devem ser eliminadas ou deixadas para depois. Exemplos: Distrações e perda de tempo, como redes sociais, detalhes sem importância.

Como manter a gestão do tempo eficiente?

Para gerenciar o tempo de maneira eficiente, é necessário sempre ter claro as prioridades de acordo com seus objetivos, determinando o grau de importância e urgência das atividades com critérios que contribuam para os resultados esperados.

Tarefas mais complexas precisam ser divididas em etapas até a conclusão, isso torna mais fácil a execução e otimiza o tempo.

O que toma tempo devido a urgência, porém não é de alta relevância para os objetivos e metas estabelecidas, devem ser delegados.

Hoje recebemos muitas informações durante todo o dia, somos interrompidos com distrações a todo momento, principalmente pelas redes sociais, é necessário buscar a conclusão das tarefas, priorizar os agendamentos e eliminar as distrações.

Utilize a gestão visual para o gerenciamento do tempo, tenha acesso fácil aos status das tarefas em cada categoria, mantenha o foco, para isso, o quadro de matriz de gerenciamento do tempo com design exclusivo Isoflex é a opção perfeita!