8 dicas para auxiliar a padronização das Instruções de Trabalho no seu negócio

A padronização das instruções de trabalho é um grande desafio para as empresas, afinal é difícil selecionar um padrão que atenda a empresa com clareza, objetividade e que seja adaptável, estando sempre ao alcance dos funcionários. Foi para isso que pensamos neste artigo.

Com as dicas abaixo, você vai conferir como a falta de padronização dos processos pode prejudicar o dia a dia corporativo. Também vai aprender sobre como tornar a padronização das instruções de trabalho algo natural e eficiente na rotina da sua empresa. Confira!

O que é instrução de trabalho?

A instrução de trabalho é uma boa aliada da sua empresa, principalmente no que diz respeito à padronização dos processos. Isso porque estamos falando de um material que, durante toda a sua elaboração e desenvolvimento, levará o controle de qualidade em consideração.

Porém, os desafios enfrentados pelas empresas começam com a falta de padronização dos processos, gerando obstáculos no atendimento das normas e exigências de órgãos regulatórios. Daí a importância da instrução de trabalho. Esse formulário tem tudo para ser agregado à rotina dos seus colaboradores, incluindo orientações diversas, como:

política de qualidade da empresa;
objetivos;
procedimentos;
registros;
descrições e modelos de documentação;
especificações de tarefas técnicas e/ou operacionais.

Para isso, geralmente a instrução de trabalho conta com descrições textuais e ilustrações, para que cada profissional de cada setor saiba exatamente como trabalhar de forma produtiva.

Instrução de trabalho e procedimentos são a mesma coisa?

Embora tenham layouts similares, são distintos. Veja abaixo as diferenças entre eles:

Instrução de trabalho (IT) é usada para dar um padrão técnico a atividades produtivas e/ou operacionais.
O procedimento é um descritivo de regras, informações e detalhes diversos para a gestão do sistema de qualidade da empresa (como ações preventivas ou modelos de auditoria interna).

O que consta em uma instrução de trabalho?

Vale observar que o layout desse tipo de documento geralmente segue uma estrutura básica que conta com os seguintes elementos:

logotipo da empresa no topo do documento;
título da instrução de trabalho;
código específico daquele material;
nome do responsável pela sua elaboração e também pela aprovação do documento;
data da emissão;
Número de páginas da instrução de trabalho;
conteúdo do documento;
registros e anexos (quando necessário).

Que tal vermos, então, qual é o conteúdo que deve configurar o desenvolvimento da sua instrução de trabalho?

Quais dicas são úteis para formular uma instrução de trabalho?

Confira algumas dicas que preparamos para você começar a montar a sua instrução de trabalho:

Pesquise diferentes modelos de instrução de trabalho na internet, e molde-as de acordo com as suas necessidades e as características do seu negócio;
Envolva os colaboradores na descrição de cada atividade, para que nenhuma etapa ou descritivo fique faltando.
Lembre-se de seguir as etapas como se fossem um passo a passo, de maneira que seja natural o acompanhamento de cada atividade;
Utilize recursos didáticos para tornar a descrição das atividades mais fácil e eficiente para os seus colaboradores;
Todo detalhe importa. Isso inclui a descrição dos EPIs (Equipamento de Proteção Individual) de cada atividade;
Deixe a instrução de trabalho em um local visível ao qual todos possam ter fácil e constante acesso.

Para esse último item, vale a pena ficar de olho nos materiais mais usados para manter o controle, a distribuição e o acesso à instrução de trabalho ainda mais práticos!

Quais ferramentas usar para desenvolver e distribuir as instruções de trabalho?

Além dos meios práticos para tornar a sua instrução de trabalho eficiente, é importante saber como manter o seu documento com fácil alcance e visibilidade para os seus funcionários. Com isso, separamos algumas ferramentas que são essenciais para tornar esse material ainda mais presente na rotina da sua empresa:

fluxogramas;
modelos;
notas técnicas;
manuais de instrução de equipamentos;
fotografias;
lista de verificação;
checklist;
pastas.

Ainda, indicamos a relevância das pastas Isoflex para esse tipo de trabalho.

As pastas Isoflex são excelentes recursos de gestão. Elas foram desenvolvidas para proteger seus documentos e disponibilizar uma visualização muito mais fácil de todo tipo de material, inclusive as instruções de trabalho. Elas são produzidas com material da melhor qualidade, tendo durabilidade garantida. Apresenta também sua bolsa em plástico PP (polipropileno), pinos de latão e aba de proteção parcial, que protege perfeitamente as folhas armazenadas.

Com o auxílio do suporte ABS da Isoflex, é possível encaixar várias pastas e criar uma unidade de informações, podendo deixar expostos documentos, manuais de instrução, instruções de serviços, checklists, regras da ISO, instruções de trabalho e de manutenção, entre outros. Com essa combinação de ferramentas, fica muito mais fácil desenvolver o seu trabalho e garantir que as instruções de trabalho estejam sempre bem armazenadas, conservadas e à mão.

Quer saber mais a respeito? Acesse a nossa seção de pastas Isoflex e encontre os produtos mais alinhados às suas necessidades e objetivos!