O que é o ciclo PDCA e como implementar?

Hoje nosso objetivo é falar sobre uma ferramenta de gestão muito utilizada em todas as empresas. É fácil de usar, e por isso, qualquer empresa consegue implantar, e por ser tão versátil, o ciclo PDCA é muito utilizado para:

• Melhoria de processos
• Tratativa de não conformidades
• Desenvolvimento de um novo produto
• Implantação de padrões

Mas afinal, o que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que surgiu nos Estados Unidos na década de 20. Inicialmente, era composto por apenas três passos (especificação, produção e inspeção). Após anos de evolução, hoje o PDCA é um método mundialmente reconhecido como uma ferramenta de melhoria contínua e é composta pelas seguintes etapas:

P (do inglês – Plan) = Planejamento

D (do inglês – Do) = Execução

C (do inglês – Check) = Verificação

A (do inglês – Act) = Atuar/Agir

As etapas do PDCA são realizadas em ciclos, ou seja, a última etapa se conecta com a primeira e assim continuamente até que o resultado esperado com a adoção do ciclo seja atingido. Nem sempre a representação gráfica será em ciclo, isso é para facilitar a escrita e a disposição das informações que serão colocadas no quadro de gestão à vista.

Um resultado esperado pode ser um objetivo atingido, um problema resolvido, uma meta batida ou até uma melhoria contínua implantada em um processo. No caso de uma melhoria, o ciclo não precisa ter fim, apenas um novo objetivo deve ser traçado.

Plan – Planejamento

O Planejamento é a fase na qual a situação ou problema é analisado e, diante disso, deve ser construído um plano contendo os passos que se pretende realizar.

Quando estamos na fase de planejamento, há outras ferramentas que podemos agregar ao pensamento afim de melhorar o planejamento das ações. Quando a situação envolver, por exemplo, identificação e análise de problemas, é possível, por exemplo, utilizar o quadro do 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa.

Outra ferramenta que pode ser agregada, é o quadro de 5W2H, principalmente para elaborar um plano de ação que contemple as ações planejadas, pois cada um dos questionamentos do 5W2H proporciona uma visão aprimorada e consistente do que precisa ser feito.

Do – Execução

A Execução é a fase mais importante, a de “pôr as mãos na massa” para executar o que foi planejado. Para chegar nessa etapa, é fundamental que o planejamento esteja completo e que estejam claras as medidas a serem tomadas por cada uma das pessoas envolvidas.

Check – Verificação

A Verificação é a fase da avaliação do que foi feito durante a execução, momento em que devem ser identificados erros e acertos do que foi feito e se foram feitos de acordo com o planejado. Nesta etapa, é importante ter definido o que será medido (por exemplo, indicadores – os quais recomenda-se definir durante a etapa de planejamento), assim é possível identificar quais foram os resultados positivos e no que ainda é preciso trabalhar para melhorar.

Act – Atuar/Agir

Preste bastante atenção na fase de “Atuar/Agir”. Esta fase está relacionada a agir/atuar de acordo com o resultado obtido e observado na fase de verificação.  Mas o que isso significa? Existem duas coisas que podem acontecer após cada etapa desenvolvida. A primeira é: resultado alcançado, neste caso deve-se incorporar o método ou melhoria na rotina ou até mesmo em outros processos. A segunda é: resultado não atingido as expectativas desejadas, aí deve-se identificar os pontos de falhas e reiniciar o clico novamente.

Erros mais cometidos na aplicação do ciclo PDCA

Ser engolido pela rotina de trabalho: o ciclo PDCA é uma ferramenta fácil de ser trabalhada, no entanto, cada etapa exige dedicação e tempo.

Análise superficial: realize o planejamento em grupo e envolva as pessoas com contato direto com o processo a ser abordado, assim você terá diferentes percepções que podem ser levadas em consideração

Falta de qualificação: a falta de qualificação diz respeito ao planejamento de ações e capacidade de execução das pessoas envolvidas. Não adianta colocar atividades incríveis para pessoas que não vão conseguir executar por falta de conhecimento.

Verificação imprecisa: ao avaliar os resultados do que foi executado (a última etapa), é importante que os critérios escolhidos sejam realísticos e claros. Muitas vezes, os resultados ficam mascarados porque os controles e formas de avaliação não foram escolhidos adequadamente.

Esperamos que este conteúdo ajude na aplicação da metodologia do quadro de gestão à vista – ciclo PDCA.

Equipe Isoflex