5 Ferramentas de Visualização de Dados para Definir e Utilizar Seu Orçamento de Forma Eficiente

A informação é o recurso mais importante em qualquer negócio, especialmente quando se trata de administrar seu orçamento. Porém, para que a informação seja útil, ela precisa estar legível para todos que vão usá-la. É para isso que servem as ferramentas de visualização de dados.

Mesmo para profissionais experientes, lidar com dados brutos não é uma tarefa fácil. Quase sempre essa informação chega desorganizada, sem estabelecer nenhuma correlação entre si ou com as tarefas realizadas no dia a dia. Investir em alguns recursos para melhorar sua leitura vai contribuir com a produtividade de toda a equipe.

Acompanhe e entenda melhor a importância das ferramentas de visualização de dados na gestão de orçamento e confira alguns exemplos.

Qual é a importância das ferramentas de visualização de dados para o orçamento?

Como mencionado, a informação só é útil quando pode ser compreendida e usada para tomar decisões. Fileiras de números e categorias são dados em estado bruto, antes de serem traduzidos para um formato que o ser humano possa interpretar com mais clareza.

Ferramentas de visualização de dados servem para traduzir essas informações brutas, de forma que sua equipe possa usá-las no dia a dia. Seja como orientações para suas tarefas ou como embasamento para a tomada de decisões mais complexas.

Como escolher a ferramenta de visualização de dados certa para sua empresa?

Antes de definir como será feita a visualização de informações em uma equipe, há alguns pontos que precisam ser levados em conta. Veja aqui quais são e como considerá-los em sua decisão:

Considere como a informação é utilizada

Algumas equipes precisam de dados rápidos e bem visíveis para serem utilizados imediatamente, enquanto outras exigem algo capaz de organizar dados complexos para tomar decisões. Dependendo da sua finalidade, o método de visualização também precisa ser diferente.

Fale com cada equipe que deve utilizar essas informações e entenda quais são suas principais demandas. A partir disso, você pode escolher a ferramenta ideal para auxiliar em suas tarefas.

Praticidade em primeiro lugar

É importante investir em recursos para facilitar a visualização de dados, mas o custo não deve exceder o retorno esperado. Se a equipe passa mais tempo organizando informação do que fazendo uso dela, então ele pode não ser tão útil.

Ao fazer sua escolha, priorize o benefício prático que essa ferramenta pode trazer. Ela deve adicionar ao potencial da equipe, sem se tornar uma tarefa arbitrária.

Escolha o método que mais contribui com sua produtividade

Por fim, você deve comparar como diferentes ferramentas de visualização de dados influenciam a rotina de trabalho da sua equipe.

Considerando todas as opções, qual delas oferece o melhor retorno em relação ao tempo e os recursos investidos? Uma questão simples, mas que te ajuda a tomar uma decisão melhor embasada.

5 Ferramentas de visualização de dados para gerenciamento orçamentário eficiente

Para escolher a ferramenta certa para sua equipe, é importante conhecer suas opções. Veja aqui as principais delas e como elas podem ajudar no gerenciamento orçamentário:

1. Quadro de Controle de Contas a Pagar

O quadro de controle de contas a pagar é uma ferramenta prática e eficiente para a gestão financeira diária. Ele pode ser físico e permite a visualização à vista, de forma clara de todas as contas a pagar e suas respectivas datas de vencimento, ajudando a gerenciar o fluxo de caixa e evitar atrasos nos pagamentos.

Em momentos em que há sobra de caixa, este quadro também pode ser usado para adiantar o pagamento de boletos com descontos.

2. Gráfico de Gantt

O Gráfico de Gantt ajuda a planejar e visualizar cronogramas de projetos de maneira eficiente. Ele garante que todas as etapas sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos, otimizando o uso dos recursos da empresa. Com ele você consegue controlar o orçamento de forma eficiente das seguintes formas:

Planejamento orçamentário: associe custos esperados a cada fase do projeto para uma alocação precisa;
monitoramento de despesas: compare o progresso real com o planejado e ajuste o orçamento conforme necessário;
previsão de recursos: antecipe necessidades financeiras para evitar falta de recursos em momentos críticos;
controle de custos: acompanhe os custos por atividade para manter o orçamento sob controle;
comunicação e transparência: mostre claramente o uso do orçamento para melhorar a colaboração.

Utilizando o Gráfico de Gantt, você pode melhorar a eficiência na gestão orçamentária e garantir que o projeto se mantenha dentro do orçamento previsto.

3. Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é excelente para priorizar problemas mais críticos e focar recursos nas áreas que vão trazer maior impacto para a sua empresa. Essa ferramenta ajuda a identificar e resolver os problemas orçamentários mais significativos de forma eficaz. Veja como usá-lo para priorizar o orçamento:

Identificação de custos significativos: liste todos os custos e identifique os 20% que representam 80% dos custos totais. focar nesses custos principais ajuda a otimizar o orçamento;
alocação de recursos: direcione recursos para os 20% de despesas que geram 80% dos custos, garantindo maior impacto na redução do orçamento total;
resolução de problemas: priorize a resolução dos problemas orçamentários mais críticos, maximizando os benefícios e reduzindo os custos elevados;
monitoramento contínuo: use o diagrama regularmente para ajustar prioridades conforme novos problemas surgem ou custos mudam;
comunicação eficaz: mostre claramente onde os recursos estão sendo alocados e quais problemas estão sendo priorizados, facilitando discussões e decisões informadas.

Utilizando o Diagrama de Pareto, você pode priorizar as áreas mais críticas do orçamento, garantindo uma gestão financeira eficiente e focada nos principais custos.

4. Mapas de Fluxo de Valor

Na gestão, os Mapas de Fluxo de Valor ajudam a identificar desperdícios, otimizar processos e permitem uma alocação mais inteligente dos recursos. Veja como utilizá-los ao favor da sua gestão orçamentária:

Identificação de desperdícios: mapas de fluxo de valor permitem visualizar todo o processo de produção ou serviço, identificando etapas que não agregam valor e geram desperdícios, como excesso de movimentação, esperas desnecessárias e retrabalhos;
otimização de processos: com os desperdícios identificados, você pode reestruturar o fluxo de trabalho para eliminar ou reduzir essas etapas, tornando os processos mais eficientes. Isso pode incluir a automação de tarefas repetitivas, reorganização do layout e melhorias na comunicação interna;
alocação inteligente de recursos: ao otimizar os processos, você libera recursos que estavam sendo desperdiçados, esses recursos podem ser direcionados para atividades que realmente agregam valor, melhorando a eficiência geral da operação;
melhoria contínua: use os mapas de fluxo de valor regularmente para revisar e melhorar os processos continuamente. à medida que o ambiente de trabalho muda, novos desperdícios podem surgir, e essa ferramenta ajuda a mantê-los sob controle.

Imagine um processo de produção de uma empresa com várias etapas manuais que causam atrasos. Usando o Mapa de Fluxo de Valor, você identifica essas etapas e implementa automação em algumas delas, reduzindo o tempo de produção e o custo associado.

5. Matriz RACI

A Matriz RACI é uma ferramenta que define as responsabilidades de cada membro da equipe em projetos, evitando a duplicidade de esforços e garantindo uma coordenação eficaz. A ferramenta assegura que todos compreendam seus papéis específicos, semelhante à coordenação precisa de uma equipe de revezamento.

Com as ferramentas de visualização de dados certas, é bem mais fácil fazer a gestão de orçamento de qualquer empresa. Seja para facilitar a distribuição de recursos ou manter suas despesas sob controle, vale a pena contar com essas ferramentas em seu dia a dia.

Quer mais dicas para aproveitar melhor suas ferramentas de visualização de dados? Então confira aqui os 3 principais pilares da gestão à vista.