Confira 5 técnicas de Gerenciamento de Carga de Trabalho

Realizar um gerenciamento de carga de trabalho eficiente na sua empresa é fundamental para otimizar a produtividade da sua equipe e obter resultados satisfatórios em seus projetos.

No dia a dia, cada colaborador possui determinada carga de trabalho, que pode ser proveniente das suas funções cotidianas, ou distribuída por um líder ou gestor.

Nesse caso, sem um monitoramento adequado, os administradores correm o risco de sobrecarregar seus funcionários, deixando de alcançar o máximo rendimento possível.

Por outro lado, caso o volume de atividades seja compartilhado de maneira estratégica, a equipe não se sentirá prejudicada, podendo desenvolver as funções com mais rapidez e qualidade.

Por isso, vale a pena entender o que é gerenciamento de carga de trabalho e quais as melhores técnicas para aplicar esse monitoramento na sua empresa.

O que é gerenciamento de carga de trabalho?

Gerenciamento de carga de trabalho é o processo de estudar, atribuir e monitorar o trabalho da equipe de maneira estratégica.

Em outras palavras, trata-se do conjunto de práticas que permite aumentar o desempenho dos colaboradores e eliminar a sobrecarga de funções que podem fazer com que os funcionários se sintam insatisfeitos.

Muitas vezes, a carga de trabalho de um colaborador provém da sua posição na empresa, e da rotina de atividades das quais é responsável.

No entanto, o gestor pode realizar a administração dessas funções de modo a otimizar a operação do colaborador, para que ele não se sinta sobrecarregado e possa cumprir com as suas tarefas adequadamente.

Dessa forma, o gerenciamento de carga de trabalho não apenas tem por objetivo aperfeiçoar o volume de responsabilidades da equipe, como também proporcionar um ambiente de trabalho mais confortável.

Por que investir em um gerenciamento de carga de trabalho?

Alguns gestores podem se perguntar por que investir em um gerenciamento de carga de trabalho dentro da empresa.

Em um primeiro momento, adotar práticas como essas podem otimizar os resultados e a produtividade da sua equipe.

Ao atribuir as funções de maneira estratégica, torna-se possível aproveitar o melhor de cada colaborador, o que também aprimora a qualidade das entregas.

Além disso, grande parte dos funcionários se sentem mais engajados quando estão menos estressados ou sobrecarregados.

Dessa forma, o gerenciamento de carga de trabalho também colabora para criar um ambiente confortável e produtivo de trabalho, de modo que a equipe se sinta mais estimulada a realizar suas funções.

Por fim, diversas ferramentas de gestão de recursos que acompanham esse monitoramento permitem ao gestor ter conhecimento, em tempo real, das atividades realizadas e quais os colaboradores responsáveis.

Assim, poderá elaborar estratégias que equilibrem o trabalho, e não causem exaustão nos funcionários.

5 técnicas de gerenciamento de carga de trabalho

Cada empresa pode adotar uma técnica diferente para realizar o gerenciamento de carga de trabalho da sua equipe.

No entanto, existem algumas práticas mais comuns que podem ajudar na implementação desse acompanhamento, especialmente em novas empresas.

Por isso, veja 5 práticas de gerenciamento de carga de trabalho e como executar cada uma delas:

1. Divisão igual de tarefas

De fato, uma das práticas mais comuns de gerenciamento de carga de trabalho é optar pela divisão igual de tarefas entre os colaboradores.

Dessa forma, o gestor saberá que cada funcionário está realizando o mesmo volume de atividades, sem sobrecarga para um responsável ou outro.

Além disso, a divisão igual de tarefas contribui para um monitoramento mais simples, facilitando o trabalho do gestor que acompanha a equipe.

Ferramentas de escritório também ajudam na implementação nessa técnica, como o Organizador de Documentos da Isoflex, que permite arrumar os documentos de forma organizada e igualitária.

2. Gerenciamento de cargas individuais

Enquanto isso, outra alternativa para colocar o gerenciamento de carga de trabalho em prática é realizar um monitoramento individual de cada funcionário.

Nesse caso, não é preciso que todos tenham o mesmo volume de atividades, mas demanda um acompanhamento mais particular.

Desse modo, o gestor garante que nenhum membro da equipe está sobrecarregado, e pode aproveitar as habilidades individuais de cada funcionário.

3. Distribuição das tarefas mais complexas

Uma prática que pode auxiliar no gerenciamento de carga de trabalho é a distribuição das tarefas mais complexas primeiro.

Com isso, o gestor poderá monitorar a equipe durante a realização das atividades consideradas mais difíceis, que podem sobrecarregar o funcionário e atrasar o projeto.

Uma vez que essas atividades são monitoradas e finalizadas, as demais não oferecem tanto risco para a equipe, proporcionando um gerenciamento mais simples.

Nesse caso, existem ferramentas que podem tornar essa técnica mais fácil de colocar em prática, como ferramentas:

• Scrum;
• 5W2H;
• GUT;
• Eisenhower;
• Entre outras.

4. Alocação de recursos entre os mais experientes

Caso o gestor queira reduzir a carga de trabalho de atividades mais complexas, pode optar pela técnica de alocar os recursos entre os funcionários mais experientes.

Essa prática pode ser útil principalmente em projetos individuais, onde é possível aproveitar as habilidades específicas de determinados colaboradores.

Assim, em vez de sobrecarregar todos os funcionários com atividades que podem não corresponder às suas qualificações, o gestor escolhe membros mais experientes e que poderão realizar as funções com mais facilidade.

5. Gestão participativa

Por fim, uma técnica de gerenciamento de carga de trabalho que pode ser eficiente na sua empresa é a gestão participativa.

Como o nome indica, o gestor e a equipe participam, juntos, da divisão e monitoramento das atividades.

Nesse caso, os funcionários podem se oferecer para realizar determinada função, por se identificar com a tarefa, por exemplo.

Assim, o gerenciamento é feito pelo gestor e pelos membros, que informam se sua carga de trabalho está dentro dos padrões e como se sentem mais confortáveis.

Vale a pena fazer um gerenciamento de carga de trabalho?

Seja qual for a técnica escolhida, vale a pena realizar o gerenciamento de carga de trabalho na sua empresa.

Com esse acompanhamento mais aprimorado, é possível identificar se a sua equipe está sobrecarregada, e adotar técnicas para mudar isso.

Além de promover um ambiente de trabalho mais confortável e produtivo, também será possível obter resultados mais positivos, por meio de práticas que distribuam as tarefas conforme necessário.

Por isso, vale a pena considerar esse monitoramento no dia a dia, e utilizar técnicas e ferramentas adequadas para otimizar a sua rotina e a dos seus funcionários.