Matriz de Eisenhower: O que é e como priorizar as tarefas da empresa

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta com o propósito de auxiliar na divisão de tarefas e na determinação da urgência de cada atividade, promovendo, com isso, uma otimização na produtividade.

Uma organização eficiente é um dos primeiros passos para alcançar o máximo potencial na execução de uma rotina de funções, no dia a dia ou na finalização de um projeto.

No entanto, muitas pessoas podem ter dificuldade em estabelecer a ordem correta das suas prioridades.

Por esse motivo, vale a pena conhecer mais sobre ferramentas como a Matriz de Eisenhower, que podem ajudar nessa definição de maneira eficiente.

 

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para auxiliar na priorização de tarefas e orientar a tomada de decisões com base na definição de urgência de cada atividade.

Esse formato de organização foi criado pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, que batizou o recurso.

A definição surgiu da famosa frase dita pelo criador da ferramenta: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”.

Assim, a ferramenta se torna simples de ser utilizada, operando por meio de quatro quadrantes, que utilizam esses dois critérios básicos: urgência e importância.

Além de ajudar na organização e priorização de atividades, a Matriz de Eisenhower também pode ser um recurso útil para gerenciamento de tempo.

Com isso, também assume funções importantes na rotina produtiva de empresas e escritórios.

 

Para que serve a Matriz de Eisenhower?

O principal objetivo da Matriz de Eisenhower é auxiliar na priorização de tarefas que são urgentes e importantes.

Com essa ferramenta, é possível realizar uma espécie de triagem das atividades, por meio de uma matriz, como o nome indica.

Dessa forma, o indivíduo pode visualizar, de maneira prática, as prioridades em sua rotina de atividades, evitando a perda de tempo na realização de atividades menos importantes.

Com isso, se torna possível otimizar o tempo hábil na realização de cada tarefa, e alcançar a máxima produtividade no dia a dia.

A longo prazo, a Matriz de Eisenhower também serve para gerenciamento de crises, tomada de decisões de forma mais assertiva e melhora automática na organização do indivíduo em suas atividades, sejam profissionais ou não.

 

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower funciona de maneira simples, e pode ser adotada por qualquer pessoa que deseja otimizar suas tarefas e aprender a definir suas prioridades com mais praticidade.

O primeiro passo exige a construção de uma matriz, por meio de um desenho em um plano cartesiano comum.

Com isso, será traçado um quadrado dividido em dois eixos, horizontais e verticais. O eixo horizontal representa a urgência das atividades, enquanto o eixo vertical representa a importância das atividades.

Dessa forma, será possível visualizar quatro quadrantes, e cada um representa uma definição baseada nesses dois conceitos.

Primeiro quadrante

O primeiro quadrante determina as tarefas importantes e urgentes. Nesse caso, trata-se de tarefas que devem ser cumpridas imediatamente, ou receberem máxima prioridade.

Além disso, as atividades orientadas para o primeiro quadrante também costumam ser pessoais e intransferíveis. Em outras palavras, somente o indivíduo pode realizá-las.

Crises e prazos próximos se enquadram nesse quadrante, por exemplo.

Segundo quadrante

Enquanto isso, o segundo quadrante conta com atividades importantes, mas não urgentes.

Trata-se de tarefas que podem ser desenvolvidas a média ou a longo prazo, como etapas de um projeto.

Embora não seja necessário fazer imediatamente, é importante definir uma data concreta para fazer as atividades desse quadrante.

Terceiro quadrante

O terceiro quadrante da Matriz de Eisenhower trata das tarefas urgentes, mas não importantes, como ligações, envio de e-mails e agendar reuniões.

Nesse caso, elas podem se extinguir mais rapidamente, e existe a possibilidade de delegar para outra pessoa.

Vale a pena finalizar essas atividades o quanto antes, para que elas deixem de ser uma pendência.

Quarto quadrante

Por fim, o quarto e último quadrante trata das tarefas que não são urgentes, nem importantes.

Elas estão na lista de afazeres, mas podem esperar em segundo plano, ou mesmo serem eliminadas definitivamente.

Atividades de lazer e tarefas consideradas desperdício de tempo se encaixam nessa categoria, por exemplo.

Quais os principais benefícios da Matriz de Eisenhower?

Aprender a utilizar a Matriz de Eisenhower pode trazer uma série de benefícios para o indivíduo e para seu espaço pessoal ou profissional.

Confira alguns dos principais pontos positivos que acompanham a aplicação dessa ferramenta no dia a dia:

Maior organização

De fato, a melhora na organização é um dos principais benefícios da Matriz de Eisenhower, pois ela possibilita a priorização práticas de todas as atividades.

Além disso, ao aplicar esse recurso, também é possível organizar fisicamente o espaço de trabalho, eliminando agendas, lembretes e outros tipos de materiais que tornam o ambiente mais bagunçado.

Melhoria nos índices de produtividade

Ainda, com a organização das prioridades de cada atividade, é possível alcançar melhores índices de produtividade pessoal e profissional.

Isso porque o indivíduo passa a eliminar atividades não importantes e sem urgência, dando atenção para tarefas essenciais e otimizando as obrigações que devem ser cumpridas o quanto antes.

Assim, é possível ter uma maior produtividade no dia a dia, eliminando os afazeres de maior prioridade e atingindo objetivos mais rapidamente.

Tomada de decisões assertivas

Enquanto isso, a Matriz de Eisenhower também é uma ferramenta prática que permite a tomada de decisões de forma mais assertiva.

Com essa ferramenta, é possível organizar visualmente as atividades mais importantes, e, com isso, determinar os próximos passos.

Por exemplo, quais as tarefas que podem ser delegadas para outras pessoas, e quais precisam ser priorizadas.

O gestor terá um recurso útil para auxiliar em suas decisões no cotidiano, distribuindo melhor cada função e otimizando o tempo e a rotina de todos os seus colaboradores, com base nas decisões mais assertivas para cada caso.

 

Como usar a Matriz de Eisenhower da sua empresa?

Por fim, depois de conhecer o conceito da Matriz de Eisenhower de forma mais concreta, é possível considerar alternativas para implementar essa ferramenta na sua empresa.

Uma das principais recomendações é adotar maneiras práticas e físicas de realizar essa divisão de obrigações, adquirindo, por exemplo, um quadro matriz profissional.

Além disso, a adoção da Matriz de Eisenhower na sua empresa deve acompanhar um movimento coletivo, e, ao mesmo tempo, individual.

Isso porque os resultados serão mais positivos e claros se todos os colaboradores passarem a utilizar essa forma de organização no seu dia a dia.

Assim, suas rotinas empresariais poderão alcançar uma maior produtividade coletiva, ao passo que cada indivíduo também organiza suas tarefas de maneira mais precisa, evitando atrasos e acúmulo de funções.