Organização de Estoque: Entenda a Importância e Como Fazer

Gestão de estoque é uma das prioridades de toda empresa, mas nem sempre é uma tarefa simples. De maneira geral, quanto maior a empresa, mais difícil será gerenciar os itens estocados. É fundamental manter controle sobre o estoque de forma a evitar que faltem os insumos necessários para suprir a demanda da empresa.

Por outro lado, também é necessário manter controle de modo a evitar que haja itens estocados em excesso, o que pode gerar desperdícios e perdas, além de representar capital imobilizado.

Neste artigo, vamos falar sobre organização de estoque, sobre a sua importância e como realizá-la com sucesso. Saiba mais e desenvolva seu negócio!

Entenda a importância da organização de estoque

Desenvolver uma organização de estoque eficiente é uma solução que garante que todos os produtos estão nos locais corretos, na vitrine, nas araras e/ou nos displays do negócio.

A organização de estoque é um processo que gerencia quais são os itens que precisam se manter em estoque e em qual quantidade.

Esse processo assegura que não faltem insumos para suprir a demanda e evita que fiquem parados por muito tempo no estoque.

Organização de estoque: como fazer

A organização de estoque deve se basear em critérios de necessidades de diferentes setores, como capacidade física do armazém, capacidade de compra de produção/estoque, demandas do setor comercial e acesso fácil e giro dos insumos. Confira algumas estratégias que vão ajudar:

1. Realize um inventário inicial

O inventário é necessário para qualquer tipo de negócio. Ele é fundamental para identificar se os dados efetivos correspondem aos dados armazenados e estimados.

É importante definir uma periodicidade para fazer o inventário, seja quinzenal, seja mensal, seja semanal ou mesmo diária.

Quanto maior o giro de estoque, maior deverá ser a frequência na realização de inventários para minimizar prejuízos, como não efetivar uma venda por causa de indisponibilidade do produto na empresa.

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2. Classifique todos os itens

Para efetivar a organização de estoque, é necessário compreender que se trata de um trabalho constante, ou seja, ele não é feito somente uma vez, deve ser repetido, acompanhando a evolução do negócio.

Um passo inicial é classificar corretamente todos os itens, pois assim vai ficar mais fácil organizá-los no estoque. Além disso, será mais fácil encontrar as mercadorias solicitadas pelos clientes. Algumas formas de classificar de forma adequada os produtos envolvem os seguintes critérios:

• cores;
• tamanho;
• tipo;
• gênero.

Um passo seguinte é cadastrar os itens que foram classificados. Registre tudo que dá entrada no estoque para o manter organizado.

Desse modo, é possível entender tudo que sai e se existe diferença na quantidade de mercadorias que deveriam estar armazenados em estoque. Logo, é importante atribuir algumas informações:

• data de compra (aquisição do fornecedor);
• data de venda;
• valor de venda;
• descrição do item;
• código da mercadoria.

3. Escolha um sistema de identificação de itens

Atualmente, convém usar um sistema de identificação de itens baseado em tecnologia. Há diferentes sistemas que podem ser adotados:

• código de barras: combina caracteres binários dispostos alternadamente entre espaços e barras largas e estreitas;
• RFID: funciona por ondas de rádio enviadas pelos leitores RFID. Por meio de antenas, as ondas alcançam as TAGs (etiquetas inteligentes) dos produtos;
• QR Code: código de barras bidimensional que interage com o usuário, já que pode ser capturado por meio da câmera do celular.

4. Defina um layout que faça sentido

Ao definir o layout do seu estoque, considere a frequência de movimentação dos produtos, o espaço disponível, a facilidade de acesso e a organização por categorias.

É importante garantir que o layout faça sentido para a sua operação e facilite a identificação e localização dos produtos.

5. Utilize um método de controle de estoque

Existem várias opções de métodos de controle de estoque, como o método de custo médio ponderado, o método FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) e o método LIFO (último a entrar, primeiro a sair).

Cada método tem suas vantagens e desvantagens, por isso é importante escolher o que melhor se adapta às necessidades do seu negócio.

6. Defina políticas de reposição de itens

Existem diferentes métodos para definir as políticas de reposição, como o ponto de pedido, o estoque de segurança e a revisão periódica.

O ponto de pedido se baseia na previsão de demanda e tempo de reposição, determinando o momento em que um novo pedido deve ser feito.

O estoque de segurança é uma quantidade adicional mantida para lidar com variações imprevistas na demanda ou no tempo de reposição.

Já a revisão periódica envolve a verificação regular do estoque e a realização de pedidos com base nessa análise.

7. Treine toda a equipe

Para que a organização de estoque funcione também é necessário treinar os funcionários. Um colaborador deve se responsabilizar pelo estoque, fazendo inspeção. Os colaboradores também devem dispor os itens conforme o método de controle adotado.

8. Utilize a gestão à vista como sua aliada

Ao manter o estoque visível e acessível a todos os colaboradores, é possível acompanhar de perto a quantidade de produtos disponíveis, identificar possíveis problemas de abastecimento e agir rapidamente para evitar a falta de insumos ou mercadorias.

Há ferramentas que facilitam a organização de estoque, automatizando a entrada e a saída de itens e facilitando a visualização de todos os processos relacionados.

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