5 dicas para utilizar Quadro de Gestão Kanban

Organizar as tarefas é fundamental para conseguir alta produtividade e cumprir com todas as metas estabelecidas. Existem diversas ferramentas e recursos que podem ser implementados para conquistar esse objetivo. Entre eles, o método de gestão Kanban é um dos que mais se destaca por conta de sua eficiência e praticidade de implementação.

Suas ideias foram desenvolvidas na Toyota nos anos 40, mas o modelo foi tão eficiente para organizar o fluxo de trabalho que acabou sendo replicado em diversos setores além do automotivo. Tal metodologia promete trazer mais agilidade para o time por meio de uma gestão visual que envolve cores e sinalizadores.

Se você quer saber como esse recurso pode ser implementado no dia a dia da sua empresa, continue a leitura e confira nosso post!

O que é um quadro de gestão Kanban?

O método Kanban pode ser descrito como um sistema para o controle e gestão visual do fluxo de produção nas empresas. Tal método é feito com base em cartões coloridos, além contar com sinalizadores e esquema de cores para organizar os processos por ordem de prioridade.

Logo, o quadro que organiza os cartões ou post-its também é chamado de quadro de gestão Kanban. Ele é responsável por auxiliar na visualização do trabalho, identificar quais as limitações das atividades exercidas e também por maximizar o fluxo de compromissos que são cumpridos pelo time.

De maneira mais prática, o quadro permite organizar o trabalho diário. A estrutura normalmente é feita com base em cartões e colunas que classificam as tarefas por temas e grau de prioridade.

Quais são os benefícios do uso do quadro de gestão Kanban?

Além de simplificar a organização das tarefas e do fluxo de trabalho, o método Kanban eleva a eficiência das entregas. Abaixo apresentamos os benefícios básicos que o método pode fornecer para as equipes durante o desenvolvimento de tarefas:

• Visão do todo: o Kanban é visual, função especialmente útil para os que cooperam em um mesmo projeto, ou processo, permitindo visualizar o status atual e planejar as tarefas futuras.
• Simplicidade: por resumir todos os detalhes e necessidades de um projeto ou processo, o método se torna atraente para todas as áreas de uma empresa e permite facilidade na hora de utilizar.
• Acessibilidade: o método Kanban por ser visual e simples é inclusivo, pois possibilita o acesso e entendimento da informação por mais pessoas.
• Fluxo de trabalho: a metodologia contribui para evitar desperdícios, seja de tempo, ideias ou materiais. Partes desnecessárias de um processo podem ser eliminadas e outras simplificadas, sem comprometer a qualidade das entregas.
• Priorização: a partir de uma visão ampla dos processos e fluxo de trabalho, um gestor pode aprimorar sua capacidade de foco e decidir as prioridades e metas dos projetos e processos.

Os benefícios acima interferem diretamente em atividades cotidianas, trazendo resultado como por exemplo a otimização do uso de estoques, fazendo com que eles se mantenham em níveis equilibrados, de acordo com o motivo para que método foi concebido, com foco em minimizar os gastos da Toyota com o acúmulo de estoques.

Como utilizar o quadro de gestão Kanban?

Agora que você já conhece a importância de contar com esse recurso para organizar ideias, processos e

melhorar a gestão de estoque da sua empresa, é hora entender como utilizar essa ferramenta em favor do seu

negócio. Separamos 5 dicas para implementar a utilização dos quadros de gestão Kanban:

1. Visualize o fluxo de trabalho:

Reflita sobre os principais fluxos de trabalho de sua empresa. Isso faz com que haja mais organização sobre as atividades que precisam ser cumpridas, assim como cada etapa identificada dentro desse processo e os responsáveis por cada uma delas. Se você não sabe por onde começar essa etapa, é possível utilizar uma listagem comum, conforme apresentado a seguir.

• A fazer: nessa coluna é possível definir quais as tarefas que precisam ser realizadas, vale criar um ranking na própria coluna para limitar o tempo máximo de realização de cada uma.
• Fazendo: essa coluna é importante para estabelecer tarefas que estão em progresso ou aguardando algumas pendências como documentação ou liberação para seguir para as próximas etapas.
• Feito: mais aguardada de toda a lista. Aqui, é possível organizar as tarefas finalizadas e o período em que isso ocorreu. Além de motivar a equipe, também serve como recurso de consulta sobre tudo que foi realizado.

2. Estabeleça políticas de uso inteligentes:

Como diversos colaboradores têm acesso ao quadro, é importante estabelecer quem pode fazer mudanças e como essas alterações devem impactar o ritmo de trabalho. Para isso, é importante criar políticas claras para todos os membros, evitando erros de comunicação que prejudicam o acompanhamento do fluxo de trabalho.

Outro ponto importante é sobre a manutenção das informações atualizadas no quadro. Afinal, esse é um recurso de acompanhamento em tempo real. Portanto, ele deve estar acessível a todos os colaboradores envolvidos e sua forma de uso precisa ser entendida por cada membro do time.

3. Use o painel de controle:

Como esse é um recurso de gestão visual, vale incluir outros recursos para dar suporte ao seu uso. Um painel de controle associado ao uso do Kanban promete trazer mais organização e praticidade. Por meio de um painel de controle do fluxo de trabalho é possível obter uma visão global de todos os processos, além de perceber quais os principais pontos de melhoria no fluxo de trabalho.

4. Reúna métricas:

Um dos principais benefícios da implementação dessa metodologia é que ela contribui ativamente para manter o foco nas tarefas, fazendo com que mais atividades sejam cumpridas com a mesma quantia de tempo. O uso de outras métricas também contribui ativamente para criar uma visão ampla e desenvolver um acompanhamento temporal sobre a evolução do time quanto ao seu ganho de produtividade.

5. Utilize de feedbacks constantes:

Contar com o feedback do time e dos demais setores impactados por essa metodologia é fundamental para que ela seja otimizada nos processos internos da sua empresa. Portanto, vale realizar reuniões semanais e coletar com os membros da equipe sobre como o quadro está sendo utilizado e quais as melhorias possíveis. Isso aumenta o senso de equipe entre os colaboradores, além de trazer transparência sobre o uso do quadro.

Conte com a expertise da Isoflex

Viu como o método de gestão Kanban pode ser uma excelente maneira de otimizar o fluxo de trabalho na sua empresa?

Agora que você já sabe quais são os benefícios do Kanban, é hora de utilizar as dicas e contar com produtos de qualidade para iniciar da melhor maneira.

A Isoflex oferece o Quadro Kanban, de fácil instalação e uso, que agiliza a implementação desse tipo de gestão em sua empresa.

Nossa equipe pode dar o suporte necessário para escolha das melhores opções de quadros Kanban.

O uso de recursos visuais torna a organização diária mais prática e descomplicada para todos os membros do time. Assim, é possível ganhar escala em suas tarefas e potencializar seus resultados. Que tal levar essa novidade para a sua empresa? Confira nossas opções de Quadros Kanban e personalize o seu!