Como organizar os documentos físicos de uma empresa de maneira segura e eficiente

Quer aprender como organizar os documentos da empresa da melhor maneira e garantir um equilíbrio funcional entre a organização e o planejamento? Pois então, veio ao lugar certo!

Neste post, vamos explorar algumas das metodologias e produtos mais usados no mercado, e que têm respondido bem a essa pergunta sobre como organizar os documentos de uma empresa. Quer ver só? Siga esta leitura e descubra quais das nossas dicas podem ser usadas na realidade do seu negócio!

A importância em saber como organizar os documentos da empresa

O maior benefício em saber como organizar os documentos de uma empresa é a produtividade acelerada. Afinal de contas, quando não existe planejamento, nesse sentido, a busca por qualquer tipo de arquivo é dificultada, lenta e demorada.

Sem falar na grande possibilidade de perder ou extraviar itens importantes que podem ser necessários, no dia a dia. Porém, com nossas dicas de como organizar documentos, a história pode ser outra. O acesso à informação é veloz, o trabalho flui sem grandes imprevistos e a organização torna o processo mais enxuto, objetivo e eficiente.

Dicas para organizar os documentos da empresa 

Confira, abaixo, as nossas sugestões para tornar o seu ambiente de trabalho mais organizado e com acesso facilitado às informações do dia a dia!

Digitalize documentos pouco usados

Para reduzir a necessidade de muito espaço físico na empresa, opte por digitalizar todo tipo de material que pode e/ou deve ser armazenado, mas não é usado com frequência.

Assim, é possível descartá-los e manter a documentação de maneira digitalizada — pode ser em um pendrive, CD ou DVD entre outras mídias e soluções on-line para a guarda de documentos

Monte arquivos de segurança

Arquivos sensíveis ou localizados em áreas pouco seguras — como suscetíveis a oscilações de temperatura e umidade — podem ser mantidos em áreas especialmente boladas para isso.

Esse tipo de sala é eficiente justamente para manter os documentos protegidos, embora não seja a solução ideal para organizar os documentos físicos de uma empresa no geral.

Implemente a metodologia 5S

Já ouviu falar na metodologia japonesa conhecida como 5S? Aplicada no ambiente de trabalho, ela tem como principal objetivo a organização como elemento centralizador da rotina corporativa. Isso tudo tomando como base cinco palavras japonesas, que são:

• Seiri, que pode ter o significado de “classificar”;
• Seiton, que pode significar “organizar”;
• Seisô, cujo significado está atrelado a “limpar”;
• Seiketsu, ou “padronizar”;
• Shitsuke, que significa “manter”. 

São, portanto, diretrizes que têm tudo a ver com o trabalho de organizar os documentos e mantê-los assim.

Principalmente, porque trata-se de um método que favorece a classificação, organização, limpeza, padronização e manutenção do que foi proposto. Com isso, todos os colaboradores vão seguir as instruções até que a metodologia faça parte da rotina de todos, de maneira natural e harmônica.

Faça uma seleção dos documentos

Será que tudo que é mantido deve, mesmo, ser armazenado? Existe um planejamento e classificação do material guardado? Esses documentos são fáceis de encontrar, diante da necessidade de utilizá-los?

Pergunte-se isso tudo antes de fazer a seleção, que consiste em dividir todo o material físico para que ele seja facilmente identificado. Por exemplo: seus documentos fiscais não devem estar junto do seu banco de talentos e, menos ainda, dos registros trabalhistas dos atuais colaboradores.

Portanto, separe toda a documentação por categorias. Alguns exemplos:

• clientes;
• departamento pessoal;
• notas fiscais;
• fichas cadastrais 
• tipos de serviços.

Entre outros temas que se adaptem melhor à realidade do seu negócio. Por exemplo:

Defina um método principal de armazenamento

Com a categorização de documentos, é importante classificar também métodos complementares para encontrar os materiais desejados. Pode ser por ordem alfabética, numérica ou geográfica, entre outras possibilidades, desde que a organização siga uma ordem natural e da qual todos estão cientes.

Isso evita que a documentação seja arquivada de maneira equivocada, o que vai apenas confundir os seus funcionários e tornar o processo lento e ineficiente.

Faça limpezas periódicas

Todo tipo de documento tem um ciclo de vida. Muitos deles — como contas de consumo, que nem água, luz e internet, entre outras — não precisam ser armazenados permanentemente.

Então, nossa sugestão é que você identifique o tempo de cada um dos documentos da sua empresa para que, periodicamente, uma limpeza seja feita para reduzir a quantidade de papéis acumulados e que apenas os utilizáveis sejam mantidos.

Tem também algo de grande importância: se retirar, guarde no lugar adequado. Isso deve fazer parte de um treinamento e capacitação de funcionários para que a organização faça parte da rotina de todos, sem exceções.

Utilize organizadores de documentos

Existe outro método que envolve simplicidade, eficácia e praticidade. Os organizadores de documentos são excelentes materiais de gestão visual e que, além de harmonizar o ambiente corporativo, permitem a fácil organização documentos, como:

• projetos;
• notas fiscais;
• orçamentos;
• fichas cadastrais;
• ordens de serviço;
• catálogos.

Todo tipo de material, portanto, que necessita ser armazenado e mantido à mão. Além disso, os organizadores de documentos são adaptáveis a todo tipo de setor e também é recomendado para empresas de todos os portes.

Para saber um pouco mais sobre esse tipo de produto e entender, definitivamente, como organizar os documentos da empresa, aí vai o nosso convite: acesse a nossa loja virtual e fique por dentro de todas as novidades e benefícios dos nossos organizadores de documentos para a sua empresa!