Kanban: O que é e como utilizar a metodologia nas empresas

O Kanban é uma metodologia ágil de controle e organização de tarefas na empresa. Assim, você pode organizar e gerenciar todo o fluxo de trabalhos de uma forma visual e muito intuitiva.

Para que ele funcione é necessário um quadro Kanban, que receberá cartões com todas as atividades a serem desenvolvidas. Com isso, você direciona cada uma delas de acordo com o status de andamento, por exemplo: a fazer, prontas.

A seguir, entenda como utilizar a metodologia em sua empresa e todas as vantagens que ela proporciona. Certamente irá se surpreender com a agilidade e organização que ela proporciona. 

O que é o quadro Kanban

Kanban é a metodologia de controle de tarefas e fluxos de trabalho. Então, dois elementos são necessários para que ela aconteça: o quadro com as colunas e os cartões. 

O primeiro, pode ser virtual ou um quadro real, dividido com os status de suas demandas. Em geral, a divisão é feita em:

• A fazer;
• Fazendo;
• Feito.

No entanto, por mais que o modelo acima seja um dos mais conhecidos do mercado, ele não é o único produto Kanban existente no mercado.

Atualmente, é possível contar com soluções Kanban em diferentes modelos, como:

• 5S;
• Kanban de Produção;
• Kanban de controle de estoque;
• Kaban luminoso;
• Entre outros.

Qual a importância do modelo Kaban para empresas?

Há três principais funções no Kanban que reforçam a sua importância para as empresas. A primeira é o gerenciamento do fluxo de trabalho, algo fundamental para todos os empreendimentos.

Muitas vezes, as equipes e times não possuem uma gestão de suas atividades e obrigações. Assim, acabam perdendo prazos, esquecendo demandas ou fazendo planejamentos que não serão cumpridos.

A segunda diz respeito ao equilíbrio nos processos. Por exemplo, muitas demandas conectam-se, ou seja, dependem uma da outra para acontecer. Então, com esse acompanhamento, você sabe em qual etapa está e se pode seguir o plano.

Por fim, é importante para limitar a quantidade de trabalho. Isso porque, muitas vezes as equipes lotam sua semana de tarefas, mas não conseguem cumprir a metade. Assim, gerando um atraso e estresse desnecessário.

Com a organização e gestão da metodologia, as equipes vão assumir as tarefas que de fato podem cumprir. Portanto, os prazos serão mais reais e você sabe o que deve otimizar para ter melhores resultados. 

Como funciona a metodologia do quadro Kanban?

Para aplicar a metodologia você precisa entender cada um de seus componentes e como eles funcionam. São eles: os cartões, as colunas e o quadro Kanban. 

O primeiro passo é criar os cartões, que são as tarefas que precisam ser feitas. A ideia é que sejam pequenas partes de um projeto e não ele por completo. 

Ao invés de criar um cartão escrito “Criar site do fulano”, você crie cartões para atividades separadas. Por exemplo, elaborar texto da home, criar imagens, comprar domínio. 

Assim, pode acompanhar cada etapa sendo desenvolvida. Bem como, pode direcionar a prioridade dela e quem é o responsável.

Para uma visualização mais clara, use cartões de cores diferentes para cada membro da equipe. Também pode usar algum símbolo que ajude a definir a prioridade da demanda.

Em seguida, o quadro deve possuir as colunas para que os cartões sejam posicionados. Portanto, a de “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Por fim, o quadro deve ter essas divisões e as tarefas de acordo com seu status. 

Vale destacar que nessa metodologia os cartões não devem voltar. Ou seja, jamais ir de feito para em andamento. Isso garante que tenha certeza que suas atividades foram concluídas.

A organização das atividades deve acontecer em uma reunião com todos os envolvidos. Ela pode ser diária, semanal, mensal, enfim, de acordo com a necessidade de seu time. 

Quais os benefícios do Kanban para as empresas?

Implementar a metodologia Kanban traz benefícios reais para o dia a dia de sua empresa. Então, veja a seguir quais são eles e o que essa mudança pode proporcionar de melhoria. 

Aumenta a produtividade dos colaboradores

Um dos aspectos mais importantes é o aumento da produtividade. Afinal, a sua equipe terá as tarefas bem definidas e as demandas organizadas. Com isso, não haverá tempo ocioso ou atividade mal organizada.

Também é uma forma de otimizar o tempo das atividades. Portanto, todos conseguem desenvolver com mais qualidade as suas obrigações, sendo assim, mais produtivos. 

Reduz o tempo de execução das tarefas

Pela organização que o Kanban proporciona, o tempo de execução das tarefas diminui. Isso porque, antes de iniciá-las o time já previu o tempo necessário e não houve um acúmulo de funções.

Quando um membro de seu time tem a possibilidade de focar em uma entrega o tempo dela é menor. Afinal, não terá que parar sempre para finalizar outras atividades e desviar o foco. 

É simples de ser aplicado

Diferente de muitos outros métodos, este é simples, rápido e prático de ser aplicado. Aliás, não necessita de muitos materiais ou preparação. Além disso, você pode aperfeiçoar sua gestão ao longo do tempo.

Para aplicar o método você precisa apenas de um quadro e a divisão de tarefas. Com isso, já pode criar as colunas e começar a distribuição das funções de cada um. 

Por que contar com o quadro Kanban da Isoflex?

Mesmo que a metodologia possa ser feita de forma online, ter um quadro Kanban deixa as tarefas visíveis. Assim, você pode observar o que está sendo feito, o que foi concluído e quais as pendências de sua semana.

O quadro da Isoflex é de ótima qualidade e tem espaço para organizar mais de 30 cartões. Além disso, ele serve para diversas áreas, por exemplo, a gestão de estoque.

Por fim, aposte em um quadro que vai facilitar sua organização. Com isso, terá todos os benefícios citados e os problemas com atrasos ou má gestão não acontecerão mais.