Como organizar as reuniões da sua concessionária.
Saber como organizar as reuniões da sua concessionária ou para empresa de qualquer tipo de atuação parece desafiador. Para muitos, é uma arte, até.
E tem um tanto de verdade nisso. Mas tem ainda mais a ver com disciplina e em ter à mão as melhores soluções para agregar organização e conveniência para as pessoas. Por sorte, um pouquinho de conhecimento e planejamento tendem a garantir mais eficácia na hora de saber como organizar as reuniões da empresa.
Entra, aí, o tema central deste artigo. Nos tópicos abaixo, vamos discutir alguns pontos-chave para organizar as reuniões com mais tranquilidade e sem impactar negativamente a rotina dos seus colegas de trabalho e/ou subordinados. Boa leitura!
Como organizar as reuniões da concessionária?
Abaixo, resgatamos algumas boas práticas e ferramentas de gestão à vista que podem acrescentar produtivamente à rotina da sua empresa. Veja só, e inspire-se em nossas ideias!
Defina os objetivos e comunique-os a todos
As surpresas não são bem-vindas no planejamento de uma reunião produtiva e capaz de otimizar o tempo de maneira hábil.
Por isso, o planejamento é tão determinante. Ao aprender como organizar as reuniões de sua empresa, certifique-se de que os objetivos foram esclarecidos e, principalmente, compartilhados.
A partir daí, as pessoas podem se preparar melhor e as habituais divagações de um encontro desses são minimizadas porque todos têm um objetivo, metas e interesses já esclarecidos.
Acredite, essa simples dica já ajuda a garantir mais produtividade e definições aos encontros.
Monte uma pauta do que deve ser abordado
Não perca tempo pensando no que dizer quando a reunião já estiver em andamento: no lugar, pense nisso antecipadamente e monte um roteiro, até, se achar que pode ajudar.
Aprender como organizar as reuniões serve para aprender mais sobre si. E esse tipo de planejamento agrega mais controle, produtividade e confiança à organização e no manuseio de um encontro desse tipo, que costuma envolver pessoas de diferentes hierarquias e também com personalidades distintas.
Defina os participantes com antecedência
Percebeu que saber como organizar as reuniões tem muito mais a ver com planejamento, certo? Aqui, não é exceção.
Ao convidar os participantes com antecedência, sua taxa de comparecimento é maior, já que as pessoas marcam em suas respectivas agendas o compromisso e evitam imprevistos.
Além disso, você também dá tempo para que elas se planejem e cheguem ao evento com tudo preparado (sobre o assunto da reunião e o que dizer, também). Essa é uma boa prática, portanto, que beneficia a todos diretamente e favorece a organização da reunião em si.
Tenha ferramentas de gestão à vista para organizar as reuniões
Já experimentou a utilização de um quadro de agenda semanal ou um quadro de agenda mensal?
Ambas as soluções têm o mesmo objetivo, mas com aplicações distintas: são quadros que podem ser fixados em qualquer superfície lisa e, com isso, cria-se uma agenda em comum com todo um departamento.
Ideal para a sua concessionária, por exemplo, que tem encontros coletivos com frequência, como uma reunião com o setor de atendimento e vendas.
A melhor parte é que esses quadros organizadores são simples e eficientes na hora de implementar e também de usar. É só adicionar o evento na data desejada, com o auxílio de uma caneta, e assim todos ficam cientes do compromisso.
Em conjunto com as outras dicas que trouxemos para aprender como organizar as reuniões da sua concessionária, o planejamento vai ocorrer com antecedência e as pessoas vão se preparar com tempo hábil, igualmente.
Depois, basta contar para que o hábito se torne algo natural na rotina dos seus funcionários. E, assim, suas reuniões serão mais produtivas e vão respeitar o tempo limite, garantindo que a rotina de todos seja mais harmônica e blindada contra imprevistos.
Por onde começar?
Com base em tudo o que vimos ao longo deste artigo sobre como organizar as reuniões da sua concessionária, deve ter ficado claro que um bom planejamento faz parte elementar do processo.
Inclusive, isso demanda menos esforço do que se imagina. Com ferramentas de gestão à vista, como um quadro de agenda mensal ou mesmo semanal, toda a rotina fica exposta e visível para as pessoas envolvidas e cuja rotina é compartilhada.
Para isso, acesse o nosso site e dê uma navegada através de nosso site oficial. Por lá, você encontra as soluções aqui mencionadas para aprender como organizar as reuniões, torná-las mais produtivas e garantindo que todos consigam equilibrar o dia a dia para serem mais participativos nesses encontros fundamentais para o desenvolvimento da sua concessionária.
Lembre-se que, caso tenha qualquer tipo de dúvida sobre os produtos da Isoflex, basta entrar em contato para falar com um de nossos especialistas. Eles vão orientar você para garantir a sua total compreensão dos nossos produtos com as necessidades e particularidades do seu negócio!
