4 dicas para facilitar a organização de documentos!

A organização de documentos de uma empresa é um fator indispensável para o aumento da produtividade. Quantas vezes já aconteceu de você passar horas procurando um documento importante entre uma bagunça de pilhas e caixas de arquivos, onde não encontra nada no momento que precisa?

Diariamente, as empresas produzem um grande número de arquivos com informações importantes, por isso é tão importante investir na organização dos documentos, pois a perda de apenas um documento já pode gerar imensos prejuízos ao negócio.

Sabendo da importância da organização de documentos, preparamos este artigo com 4 dicas para facilitar a organização da sua empresa, utilizando gestão à vista! Acompanhe a seguir e aplique!

Utilize os organizadores Isolean na gestão visual da sua empresa!

A linha de organizadores Isolean é uma ferramenta de gestão visual que facilita o fluxo de informações. Utilizando o conceito LEGO, os escaninhos possuem um design exclusivo, a partir de um sistema de encaixe por cascata que permite alterar o layout quantas vezes precisar, de acordo com a necessidade da empresa. Confira a seguir como montar o seu organizador de maneira fácil e prática.

Como montar o meu organizador de documentos?

Passo 1: Faça uma limpeza nos registros, separando aqueles que devem ser guardados e quais podem ser descartados, evitando guardar documentos desnecessários.

Passo 2: Após a limpeza é possível categorizar as informações. Separe os documentos de acordo com o assunto e escolha uma cor para cada um.

Passo 3: Com as categorias e cores definidas, basta escolher a melhor opção de organizador para a sua necessidade.

Os organizadores são ferramentas extremamente versáteis que facilitam a aplicação da gestão visual na sua empresa. Com suas cores e acessórios é possível fazer a identificação e categorização dos documentos de acordo com o nível de prioridade. A seguir separamos 4 dicas de uso dos organizadores. Confira!

4 dicas de uso do organizador de documentos Isolean A4

Os escaninhos organizadores são ideais para organizar documentos, projetos, fluxos de trabalho, orçamentos e diversos outros documentos. Podem ser utilizados nos mais variados setores, basta fazer a fixação no local desejado. Com eles as informações ficam próximas à estação de trabalho dos colaboradores, o que facilita o acesso às informações e evita deslocamentos desnecessários. Veja agora, 4 dicas para organização de documentos com uso de organizadores!

#1 Organizador Isolean A4 de parede

Esse é um organizador que pode ser fixado na parede, próximo aos envolvidos no processo de trabalho. Veja o exemplo:

Imagine a rotina de uma fazenda. Todos os dias são utilizados diversos insumos, dos mais variados tipos e por isso é preciso manter as ordens de compra desses produtos organizadas, a fim de evitar qualquer tipo de esquecimento e prejuízos. Pensando nisso, o organizador de parede pode ser eficiente.

O agricultor pode manter o Isolean em um local estratégico, de fácil acesso à todos os funcionários da propriedade, categorizando as ordens de compra de acordo com o insumo, identificando cada um com um porta título na lateral, assim todos conseguem visualizar facilmente as informações para programar a compra necessária.

#2 Organizador Isolean no quadro de gestão à vista

Essa é a junção dos organizadores com um quadro de gestão à vista, o que permite diversos controles em apenas um local! Veja:

Podemos pensar no uso dessa ferramenta no PCP, por exemplo. O gestor operacional precisa fazer o controle dos pedidos durante todo o mês, designando cada etapa da produção ao setor responsável. Utilizando o quadro de gestão visual com escaninhos, o profissional disponibiliza cada guia na data prevista para finalização do pedido para facilitar a sua visualização e controle dos prazos.

Além disso, no setor da produção também é possível utilizar um quadro com o mesmo layout, assim o gestor consegue disponibilizar cópias daquela mesma guia para cada setor envolvido no processo, identificando com um porta título.

#3 Organizador Isolean A4 de piso

O diferencial do Isolean de piso é que ele pode ser deslocado quando necessário, além de possuir regulagem de altura. Confira no exemplo:

Vamos pensar em uma concessionária. Nesse tipo de empresa, existem diversos serviços prestados diariamente para uma grande quantidade de clientes. Para realizar cada tarefa, é preciso consultar a ordem de serviço do automóvel.

A fim de facilitar esse processo, é possível utilizar o organizador de piso, categorizando os escaninhos com cores diferentes para cada estágio do serviço, como vermelho para “aguardando serviço”, amarelo para “em serviço” e verde para “entregue”. Desse modo, as informações ficam acessíveis, evitando esquecimentos e atrasos na entrega.

#4 Quadro Cascata Light

Funciona da mesma maneira que o quadro de gestão visual, porém seu diferencial é ausência da estrutura em MDF, o que o torna mais leve e sustentável, além de uma ótima opção com melhor custo-benefício. Confira:

Então, além do exemplo de uso no PCP, o quadro cascata pode ser utilizado no controle de manutenção dos equipamentos da empresa. Cada manutenção pode ser identificada com o porta título de topo, sendo possível visualizar a programação de cada uma durante o mês, utilizando porta títulos intermediários para indicar cada data, por exemplo.

Conte com a Isoflex na organização de documentos!

Aqui, foi possível compreender 4 dicas para organização de documentos com organizadores Isolean e como eles podem facilitar a gestão de documentos de uma empresa. Além dos exemplos dados anteriormente, a linha Isolean pode ser utilizada no mais diversos segmentos e setores.

A Isoflex conta essas soluções e muitas outras que podem melhorar a gestão da sua empresa, a partir da gestão à vista! Ainda está na dúvida sobre qual a melhor ferramenta para a sua organização? Converse com um de nossos especialistas, faça agora mesmo a sua Consultoria, totalmente gratuita!

Leia também: Como fazer uma excelente gestão de documentos

Até, mais!

Equipe Isoflex.