A gestão de documentos é um fator de grande importância para o bom funcionamento de uma empresa, pois uma má gestão gera desorganização e faz com que se percam informações importantes, demore para encontrá-las, entre outros problemas.

Por outro lado, gerir os documentos de forma eficiente, organizada e aplicando as melhores práticas impulsiona o desenvolvimento do negócio. Para isso é importante utilizar as ferramentas certas para auxiliar nessa tarefa.

Pensando nisso, trouxemos este conteúdo explicando a importância da gestão de documentos, como fazer e quais ferramentas de apoio podem auxiliá-lo! Boa leitura!

Qual é a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos fiscais ou de qualquer outro documento deve ser vista como uma atividade estratégica para o seu negócio. Isso significa que você deve dar a mesma importância para ela, como para outras tarefas que são efetuadas na organização, pois a partir disso você simplifica a rotina de trabalho e elimina custos desnecessários.

A gestão de documentos traz diversos benefícios, como a economia de tempo, aumento da produtividade e segurança, que contribuirão para o desenvolvimento do seu negócio. Entenda melhor sobre eles nos tópicos seguintes.

Economia de tempo

Você não gastará tempo procurando arquivos entre várias pastas, processos, arquivos, armários etc. Caso precise de algum documento, conseguirá identificá-los em poucos minutos de procura ou até mesmo com apenas o olhar.

Esse benefício é aproveitado se você usa ferramentas que melhoram a visualização dos seus documentos. Nesse caso é interessante investir em ferramentas de gestão visual, que auxiliam na organização das informações e permitem que todos os colaboradores as acessem facilmente.

Aumento da produtividade

Imagine que você precisa reorganizar os papéis todas as vezes que for procurar um documento. Com certeza isso tomará muito tempo dos seus profissionais, sendo que eles poderiam se dedicar a outras atividades que agregam mais valor para a empresa.

No momento de guardar os papéis, a organização visual ajudará o pessoal a saber melhor onde cada documento deve ser guardado. Com isso, você aumenta a eficiência na busca por informações, fazendo com que o pessoal identifique rapidamente o que precisa.

Maior segurança

Seu negócio correrá menos risco de ter documentos perdidos ou estragados. Por exemplo, uma boa organização impede que colaboradores se desfaçam de papéis importantes por engano. Eles também não guardarão esses documentos em locais onde eles podem ser estragados ou descartados.

Agora, se o local onde os documentos ficam possui umidade e correm o risco de sujar ou molhar, investindo em materiais resistentes, as chances de o documento ser estragado é minimizado. É recomendável, por exemplo, a utilização de pastas resistentes a água.

Como fazer uma boa gestão de documentos?

Existem ações práticas de gestão que você pode aplicar no seu negócio para aproveitar das vantagens explicadas anteriormente. Veja um passo a passo nos tópicos abaixo.

Padronize seus processos

Todos os processos dentro de uma empresa são mais eficientes quando obedecem a um padrão. Na gestão de documentos não é diferente, é necessário desenvolver um padrão onde seja possível a organização e acesso fácil quando necessário aos documentos. Os colaboradores responsáveis pela gestão e utilização desses documentos devem seguir os padrões estabelecidos.

Categorize os documentos

Aliado a padronização está a categorização, categorizar documentos consiste em guardar tudo que é relacionado a uma determinada área, assunto, ou utilidade em um mesmo local identificado por cor ou escrita.

Quando você ou outro colaborador precisar acessar algum documento, saberão exatamente onde procurar, bem como onde armazenar documentos sobre o mesmo assunto.

Ferramentas como organizadores com identificação são bastante eficientes para categorização de documentos. Por exemplo, documentos fiscais de insumos devem estar em uma mesmo organizador, sinalizados com a mesma cor ou escrita para identificação e acesso rápido.

Invista na gestão visual

A gestão à vista é ideal para a gestão eficiente de documentos, 90% das informações transmitidas ao nosso cérebro são visuais, portanto além de organizar a papelada, a gestão visual, facilita a identificação e o acesso, o que agiliza os processos e aumenta a produtividade.

Se você quer investir em uma boa gestão visual, então pode contar com os materiais da Isoflex, que são voltados especialmente para isso. Nossa empresa tem mais de 35 anos de experiência especialmente nesse ramo e, com nossos produtos, você conseguirá reduzir desperdícios, maximizar os lucros, melhorar a comunicação e muito mais.

Entre as principais soluções oferecidas para a gestão de documentos, estão:

• Os Organizadores Isoflex, que facilitam o acesso a documentos e a categorização de informações a partir das cores e/ou identificadores. Tamanhos, cores e utilizações variadas, em mesas e suportes para parede e pisos, que também organizam e facilitam o acesso aos documentos, reduzindo deslocamentos e aumentando a produtividade dos profissionais.

Ao seguir as nossas dicas para uma boa gestão de documentos, você gastará menos tempo e recursos nessa atividade, podendo maximizar a produtividade dos seus colaboradores.

Acompanhe nossas postagens toda semana no Blog Isoflex, com dicas, ferramentas, metodologias e muito mais!

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