Toda empresa precisa de um gerenciamento de projetos eficiente para manter-se produtiva e firme no mercado e por conta disso, é necessário entender a sua definição.

Gestão de projetos é o conjunto de habilidades, conhecimentos, técnicas e ferramentas que são usados para planejar, executar e monitorar projetos, tendo como propósito alcançar um ou mais objetivos, respeitando os prazos determinados.

Para realizar uma boa gestão de projetos que entregue os resultados esperados, é necessário levar em conta inúmeros fatores que permitam que os profissionais desenvolvam suas atividades diárias com máxima eficiência.

Entenda mais sobre gerenciamento de projetos e não deixe de aplicá-lo em sua empresa! Confira a seguir.

Qual a importância do gerenciamento de projetos?

Competitividade. Nos últimos anos essa palavra é um dos maiores motivadores para que as organizações trabalhem intensivamente em busca de metodologias que ajudem a aplicar ações que tragam resultados e que as destaquem no mundo dos negócios.

Outro fator bem expressivo que inspira as instituições a encontrarem meios inovadores de satisfazer seus clientes é a exigência com que eles expressam abertamente o desejo por novidades e excelência no atendimento.

Em função desse cenário, é extremamente necessário compreender a importância de um gerenciamento de projetos transformador na corporação. Todo projeto é exclusivo e conta com diversas situações que precisam de gestão e recursos diferenciados.

Quais fatores podem prejudicar a gestão de projetos?

Como vimos no início do artigo, uma boa gestão de projetos é constituída de ações bem executadas. No entanto, quando elas apresentam alguns gargalos, o gerenciamento de projetos é afetado de forma negativa, dificultando, ou até mesmo comprometendo, o andamento do projeto e seu resultado. Para que a sua empresa não passe por esse problema, é importante fazer um bom planejamento e não determinar prazos que não podem ser cumpridos. Acompanhe a seguir!

Planejamento mal estruturado

Sabe-se que o planejamento é o item mais importante de todo o percurso que um projeto deve desenvolver enquanto está em atividade. Por conta disso, é fundamental se atentar para que o projeto não seja mal estruturado.

Por vezes, na hora de planejar, os gestores não convidam os colaboradores para ajudar em sua construção, ao passo que o trabalho todo vai ser realizado em equipe. Outro problema que impacta negativamente um projeto, é não deixar tudo bem claro, como definir bem o papel de cada membro na hora de colocar o que foi projetado em ação.

Prazos arriscados

Determinar prazos mínimos para a conclusão de um projeto é uma decisão ambiciosa que pode gerar obstáculos no percurso, entregando resultados falhos e totalmente frustrantes para toda a equipe.

Casos que envolvem a entrega de serviços ou produtos a clientes, há maior necessidade de designar bem o prazo, afinal, se houver descumprimento, a credibilidade da empresa pode ser abalada e levada a insatisfação, desmotivação e afastamento do consumidor.

O que fazer para evitar esses prejuízos?

Existem fatores e ações que podem evitar diversos prejuízos na hora de decidir realizar um projeto na empresa, como definir uma boa equipe, acompanhar o andamento do projeto e dar feedbacks. Todos os processos precisam estar em perfeita harmonia e para isso, é preciso fazer as melhores escolhas e implementá-las de acordo com o que o projeto requer e determina. Confira!

Forme uma equipe forte

A execução periódica do que foi planejado é determinante para que o resultado seja eficiente. Para isso, formar uma equipe com potencial de conhecimentos relativos ao assunto, é uma das melhores estratégias que o gestor deve compor. Selecionar um grupo de pessoas eclético, engajado, coeso e com foco em resultados é um dos pontos de partida para realizar atividades corretas e dentro do prazo apontado.

Uma boa iniciativa ao planejar um projeto é solicitar que um especialista da área esteja presente para orientar quanto ao prazo de execução e entrega, dessa forma, todas as etapas poderão ser realizadas dentro dos padrões necessários para que a instituição seja recompensada com resultados satisfatórios.

Acompanhe o desenvolvimento do projeto

Acompanhar frequentemente o andamento do projeto é uma missão que deve ser feita com muita atenção. Usar recursos que possam demonstrar a realidade de diversos momentos que já foram realizados, ajuda a fazer uma avaliação mais abrangente do que está satisfatório e do que precisa ser ajustado e melhorado.

Reúna a equipe para feedbacks

A comunicação entre todos os membros envolvidos no projeto deve ser feita continuamente e o mais detalhadamente possível. Todos os profissionais devem socializar e compartilhar informações que podem interferir negativamente ou positivamente no projeto.

Como a gestão visual pode ajudar?

Uma das ferramentas mais eficazes, no que se refere a gerenciamento de projetos, é a gestão visual. Esse método é um recurso que facilita e auxilia o gestor a administrar o projeto por meio de dados precisos. Quando essa comunicação é feita de maneira visual, as informações são repassadas de forma mais objetiva e completa.

Existem algumas ferramentas de gestão à vista que facilitam a visualização e a compreensão do fluxo de trabalho, como os quadros de gestão visual e pastas, que geram benefícios significantes, como rapidez nas tomadas de decisões, favorecem as prioridades, entregam melhor as informações, entre outras vantagens.

Ao fazer uso dessas ferramentas, a gestão de projetos pode acontecer de maneira muito mais otimizada. Ao ter dados e informações enxutas, o gestor sente-se mais seguro para orientar e determinar novas ações que podem alavancar o projeto durante todo o processo.

Enfim, conseguimos perceber o quão fundamental um gerenciamento de projetos é para alcançar o que foi projetado. Diante dessa afirmativa, é importante compreender a necessidade de que projeto seja bem acompanhado do começo ao fim.

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