Gestão 5S e Kamishibai: saiba mais sobre esses modelos de gestão

Trazer maior eficiência para as organizações é uma busca que muitos profissionais se dedicam fortemente todos os dias, não é mesmo? Muitas vezes isso pode ser impulsionado por meio de modelos de gestão mais eficientes e capazes de proporcionar não só os resultados esperados, mas também viabilizar inovações que não são possíveis em outros modelos.

A gestão 5S e o Kamishibai, quando utilizados em conjunto, podem ser responsáveis pelas melhorias desejadas e, assim, potencializar a competitividade do seu negócio. Saiba mais sobre esses modelos de gestão a seguir e tire suas dúvidas.

O que é Gestão 5S?

Em primeiro lugar, vamos entender o que é a gestão 5S de fato. É um sistema de organização dos negócios que o afeta nos mais diferentes níveis. Ele foi criado no Japão pós-Segunda Guerra Mundial, no qual era preciso garantir uma aceleração no processo de reestruturação econômica do país.

A partir disso, o sistema de gestão 5S passou a ser adotado nas empresas japonesas, principalmente as de grande porte, para que seus métodos mais rigorosos permitissem o aumento da competitividade das organizações e disputar, novamente, o mercado internacional com outros negócios.

Mas como é fundamentado o 5S? Ele é definido por 5 conceitos importantes:

Seiri: senso de utilização. Aqui a ideia é enxugar o máximo aquilo que é utilizado, evitando desperdícios. Isso vale para todos os parâmetros da empresa, desde o uso de insumos no dia a dia (como itens de papelaria) quanto a atividades desnecessárias no dia a dia. Ou seja, é preciso orientar o negócio para aquilo que realmente é necessário.
Seiton: senso de organização. Aqui é necessário que o ambiente esteja sempre organizado, pois ajuda a manter a produtividade dos funcionários. Um arquivo bagunçado, por exemplo, não deixa que um colaborador encontre facilmente um documento que precisa para suas atividades. Por isso, é importante manter o local sempre devidamente organizado e com normas definidas para isso. Ajuda, principalmente, para facilitar encontrar itens no dia a dia;
Seiso: senso de limpeza. Aqui a ideia é que um ambiente devidamente higienizado é capaz de proporcionar maior produtividade e desempenho. Isso faz parte da cultura oriental, mas sabemos hoje que este ponto está sim alinhado com a percepção do colaborador com o ambiente de trabalho. Um ambiente com aspecto de sujeira pode deixá-lo incomodado, desmotivado, com a sensação de que aquele ambiente é desconfortável para suas atividades. Além disso, algumas atividades demandam uma limpeza específica. Vale, por exemplo, para indústria farmacêutica, alimentícia, entre outros;
Seiketsu: senso de normalização. A ideia é trazer normas para ajudar no controle de qualidade no dia a dia. Para isso, a empresa deve estabelecer regras de qualidade mínima que devem ser seguidas por todos os colaboradores. Por exemplo, pode-se estabelecer padrões de qualidade para que a fabricação de determinadas peças passem para a próxima etapa produtiva. Com isso, há uma padronização da produção, evitando que itens com problemas passem para a próxima etapa e gere desperdícios futuros. Ajuda, também, na minimização de erros e facilita cumprir prazos de entrega;
Shitsuke: senso de disciplina. A ideia aqui é trazer um senso de continuidade, ou seja, que a questão de seguir regras e diretrizes pré-determinadas permita uma continuidade nas ações, garantindo um lastro que ficará marcado como algo da empresa. Temos também a necessidade de treinamentos para trazer a cultura da empresa para o dia a dia.

O que é Kamishibai?

O Kamishibai é o termo em japonês para “teatro de papel”. É uma forma de contar histórias no Japão, com foco para aprendizado infantil. Mas também pode ser um aprendizado para as organizações.

Por exemplo, o uso das placas Kamishibai pode ser uma forma de controle e gestão visual dentro de um processo de fabricação industrial, ajudando nos processos de auditoria. Eles podem, por exemplo, indicar como os processos podem ser feitos, sendo cartões de referência no dia a dia. E, além disso, podem ser utilizadas como controle de processos internos.

Por exemplo, se a higienização de um espaço precisa ser feita de hora em hora, pelo sistema Kamishibai, é preciso que ele seja preenchido nessa periodicidade. Um auditor, portanto, pode fazer uma verificação aleatória durante o dia e analisar se, de fato, ela está sendo feita de acordo com as normas traçadas (inclusive dentro de um sistema 5S, como falamos acima). Isso faz com que ocorram menos falhas no dia a dia, padronizando processos internos.

Quais os benefícios da gestão 5S e Kamishibai?

Mas afinal, por que a adoção da gestão 5S e Kamishibai pode ser benéfico para seu negócio? Vamos ver os principais benefícios a seguir.

Melhoria na qualidade do serviço

Um primeiro ponto é que a gestão 5S é toda orientada para melhoria contínua dos processos e o Kamishibai para sua manutenção. Com isso, é possível garantir processos realizados de forma mais efetiva, minimizando desperdícios por falhas e trazendo melhores resultados no dia a dia.

Padronização dos processos

Outro ponto importante é que a combinação da gestão 5S e Kamishibai permite não só a adoção da padronização de processos, mas a verificação de sua manutenção também. Isso porque muitas das diretrizes trazidas no 5S podem ser reforçadas e, inclusive, conferidas por meio do Kamishibai. Com isso, há a manutenção da disciplina, que falamos anteriormente.

Organização dos espaços físicos

Uma das diretrizes do 5S é a organização (Seiton). Isso é importante, principalmente, para evitar falhas nos processos produtivos. Por exemplo, se o armazém não estiver devidamente organizado, as chances de que um produto seja enviado por engano para um cliente são altas.

Com a adoção do sistema 5S e o reforço do Kamishibai, é possível minimizar as chances de falhas. Por exemplo, os cartões podem ser utilizados para reforçar a ordem de organização de um estoque e, com isso, evitar problemas futuros.

Compreensão da situação real da empresa no momento

Para a adoção da gestão 5S, é preciso olhar, previamente, qual é a situação atual da empresa e manter uma gestão contínua, de forma a avaliar como é possível otimizar ainda mais as situações presentes. Com isso, você consegue reduzir falhas e corrigir processos inadequados no dia a dia, caso seja necessário.

A adoção da gestão 5S com Kamishibai pode ser a combinação necessária para proporcionar resultados mais precisos para seu negócio e reduzir falhas. Por isso, não deixe de considerar os pontos que listamos ao longo deste artigo, ok?

E aí, o que achou deste artigo? Tem alguma dúvida sobre a questão? Deixe nos comentários e responderemos a você!