Como usar o Relatório A3 na otimização de processos

Empresas de diversos tamanhos e segmentos lidam diariamente com desafios para encontrar o melhor meio de otimizar seus processos, a fim de reduzir custos desnecessários e aumentar sua produtividade. Para isso, é importante olhar para dentro do próprio negócio, buscando encontrar gargalos, erros ou qualquer tipo de problema que possa trazer resultados negativos, a fim de garantir a segurança dos processos.

Para resolver esses problemas, eliminando sua causa raiz, existe uma metodologia bastante eficiente que oferece uma direção através de um passo a passo em uma estrutura bem simples que se chama Relatório A3. A seguir, apresentaremos neste artigo, o que é e quais benefícios o A3 proporciona para as empresas, além de um exemplo prático que você pode aplicar no seu negócio! Boa leitura!

O que é o Relatório A3?

Você já deve ter ouvido esse nome, mas não é apenas porque ele foi desenvolvido em uma folha A3. O relatório A3 é uma das muitas ferramentas que fazem parte da gestão lean, desenvolvida em meados dos anos 60 a partir do Sistema Toyota de Produção e inspirado no ciclo PDCA.

A Toyota desenvolveu diversos tipos de relatório para diferentes aplicações, mas, geralmente a ferramenta possui uma estrutura a partir de 7 campos que direcionam a uma reflexão mais aprofundada sobre o real problema. A fim de solucioná-lo, atua fortemente na otimização dos processos, melhorando o desempenho do negócio. Vejamos a seguir alguns de seus benefícios.

Quais os benefícios do Relatório A3?

A metodologia A3 pode ser usada não só para a resolução de problemas, mas para melhorias, novos projetos, entre outros. Além disso, a ferramenta requer um esforço conjunto para o alcance dos resultados, fazendo com que toda equipe compartilhe informações, gerando aprendizado e melhoria contínua em diversos níveis.

Outro ponto relevante, é que ao aplicar o método A3, é preciso observar os processos de perto, analisando como realmente funcionam e documentando para realizar acompanhamentos, sendo uma das maneiras mais eficientes para a resolução de problemas. A seguir, vamos trazer um exemplo prático de como preencher um relatório A3, no qual você pode se inspirar para fazer o seu.

Como preencher o relatório A3?

Como falamos anteriormente, o relatório A3 tem a partir de 7 campos, que iremos apresentar aqui, são eles: contexto, situação atual, metas e objetivos, análise, situação futura desejada, plano de ação e acompanhamento. Os envolvidos na aplicação do método precisam seguir passo a passo até encontrarem uma solução adequada para ser implementada, podendo ser modificada caso necessário.

Vamos ao exemplo! Imaginemos uma empresa que trabalha com venda de peças automotivas. *Lembrando que o relatório pode ser utilizado por organizações de qualquer segmento e tamanho. O gestor desse negócio tinha dificuldade em entregar os produtos e serviços com agilidade. Então ele faria o preenchimento do relatório A3, desta forma:

Contexto

Aqui, o responsável precisa estabelecer qual é o problema e descrevê-lo de maneira breve, deixando isso claro para seguir com os próximos passos.

Então no caso da empresa de peças automotivas, ele colocaria que precisa melhorar a agilidade na entrega dos produtos e serviços para atender as expectativas dos clientes. Para isso precisa adotar certas práticas na organização de seu estoque, a fim de otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade.

Situação atual

Já na situação atual, é preciso colocar o que se sabe sobre o problema, fazendo levantamento e desenvolvendo gráficos.

Dentro do nosso exemplo, o gestor precisaria colocar que identificou que o estoquista demorava na separação dos materiais dentro do estoque. Depois de acompanhar e elaborar o gráfico comparativo, ele chegou ao problema, no qual o almoxarife gastou 410 minutos do tempo trabalhado, entre deslocamentos desnecessários e tempo de procura.

Metas e objetivos

A partir do problema é preciso definir as metas e objetivos.

Assim, o gestor do nosso exemplo colocaria que sua meta é reduzir o tempo médio de separação dos pedidos para 7 minutos num período 2 de semanas. Além de reduzir o tempo de procura para 200 minutos na semana.

Análise

Para fazer a análise, é possível utilizar diversas ferramentas que podem auxiliar, como o diagrama de causa e efeito, os 5 porquês, entre outros. Questões simples precisam ser respondidas, como o porquê do problema, a causa do problema, de onde vem a causa, entre outras respostas que levem ao maior entendimento da causa raiz do problema.

Aqui no nosso exemplo, foi analisado a demora na separação dos pedidos, o motivo dos muitos deslocamentos e do local de armazenamento e a armazenamento sem critério. Desse modo, o gestor conseguiu chegar na causa raiz do seu problema.

Situação futura desejada

Nesse espaço é preciso preencher de forma bem objetiva e visual.

Então no exemplo da empresa de peças automotivas, a situação desejada seria um estoque organizado, com endereçamento de peças. Peças de alto giro mais próximas do local de saída do material e armazenar itens por família de produtos.

Plano de ação

No plano de ação é preciso definir os responsáveis por cada atividade, a data de início e a de conclusão.

No nosso exemplo, o gestor definiu quais são as peças de alto giro e criou um plano das novas posições para deixá-las mais perto da saída. Além disso, criou um sistema de endereçamento no estoque com cores para tornar a identificação visual mais fácil.

Acompanhamento

No acompanhamento é necessário revisitar os levantamentos que realizou na situação atual. Fazendo novamente a medição de tempo e levantar os resultados dos mesmos dados, após a implementação do plano de ação.

O gestor então preencheu esse campo, colocando que na semana 1, após as modificações, tive uma redução de 30% do tempo médio de separação de pedidos. Não atingiu a meta em sua totalidade.

Relatório A3 no Quadro de Gestão à Vista

Para otimizar ainda mais seus resultados, a Isoflex conta com a ferramenta do Relatório A3 em um quadro de gestão à vista. Além dos campos apresentados anteriormente, o layout exclusivo do quadro conta com ferramentas como, o 5W2H, o que facilita a visualização de toda a equipe, promovendo melhores reuniões de brainstorming para alcançar a otimização dos processos.

Além disso, outra ferramenta que pode ser utilizada na otimização dos processos da empresa é a Pasta Isoflex, que permite disponibilizar documentos próximos aos usuários, evitando deslocamentos desnecessários, além de facilitar o acesso à instruções de trabalho, por exemplo, tornando os processos padronizados e organizados.

Falando em organização, os organizadores Isolean, são excelentes soluções para a gestão de documentos da empresa. Mantêm as informações organizadas e centralizadas, evitando extravios e reduzindo gastos. Também permitem a categorização por cor, facilitando a visualização dos documentos.

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